İtiraz ve Şikayetler aşağıdaki prosedüre göre web sitesi üzerinden de yapılabilmektedir.
İtiraz ve Şikayet için tıklayınız.
TANIMLAR:
İtiraz: Başvuru sahibinin, adayın ya da belgelendirilmiş kişinin talep ettiği belgelendirme statüsüne ilişkin Sinerji MYM tarafından verilen herhangi bir kararın yeniden değerlendirmesi talebi.
Şikâyet: Herhangi bir kurum veya kişi tarafından yapılan, faaliyetlerimiz veya ilgili tüm tarafların herhangi biri ile düzeltici faaliyet için yapılan müracaatın dışındaki uygunluk değerlendirme talebi.
İTİRAZLAR:
- Sinerji MYM, itirazları ele alma sürecinin her seviyesindeki tüm kararlardan sorumludur. İtirazların değerlendirilmesi, İtiraz ve Şikayet Komitesi’ne havale edilmesi, değerlendirme sonucunda ortaya çıkan görüş doğrultusunda kararların verilmesi, uygulanması, başvuru sahibine gerekli yanıtların iletilmesi ve kayıtların gerekli şekilde kapatılıp kapatılmadığının kontrolü Belgelendirme Müdürü tarafından gerçekleştirilir. İtirazlar kuruluş içerisinde itiraza konu kişinin haricindeki bir başka kişiye belgelendirme müdürü tarafından incelenmek ve değerlendirilmek üzere verilebilir. İtiraz, Belgelendirme Müdürü ile ilgili ise süreci Genel Müdür yönetmektedir.
- Sinerji MYM’nin faaliyetleri sırasında alınan olumlu ya da olumsuz kararların tekrar değerlendirilmesi yönündeki talepler, talep eden kişi aleyhine herhangi bir ayrımcı davranışa yol açmamak adına bağımsız bir İtiraz ve Şikayet Komitesi ile güvence altına alınmıştır.
- İtiraz ve şikayetler web sitemizde yayınlanan İtiraz/Şikayet linki üzerinden elektronik olarak ya da FR-09 İtiraz ve Şikayet Formunun doldurulması suretiyle Sinerji MYM’ye elden ulaştırılarak teslim edilir ya da mail yoluyla iletilir. Sınav sonuçlarına ilişkin yapılacak itirazlar, sonuçların açıklanmasını takiben 7(yedi) gün içinde yapılmalıdır. Bu sürenin geçirilmesi durumunda sınavlara ilişkin yapılacak itirazlar kabul edilmez. Belgelendirme Müdürü tarafından itirazın değerlendirilmesi, itirazın alındığı tarihten itibaren en geç 7(yedi) gün içerisinde gerçekleştirilmektedir. Sonuca gene itiraz edilmesi durumunda İtiraz ve Şikayet Komitesi 7(yedi) gün içerisinde toplanır. Konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç 15(on beş) gün içerisinde itiraz veya şikayetle ilgili ayrıntılı bir görüş sunar. Ancak Komite 15(on beş) gün içinde görüşünü oluşturamayacak ise gerekçesini Genel Müdüre bildirerek bu süreyi bir 15(on beş) gün kadar daha uzatabilir. Sunulan görüş doğrultusunda Genel Müdür, itirazı karara bağlar ve itiraz sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir.
- İtirazın sonucu itiraz sahibine e-mail, SMS veya web sitesi yoluyla iletilmektedir. Gerekli olduğu durumlarda bahsedilen iletişim araçlarına ilave olarak doğrudan telefonla da sonuç bildirilir.
ŞİKAYETLER
- Şikayetlerin değerlendirilmesi için ilk önce ilgili şikayetin Sinerji MYM faaliyetleri ile ilgili olup olmadığı Genel Müdür tarafından incelenir ve bu doğrultuda harekete geçilir.
- Sinerji MYM, şikayetleri web sitesi üzerinden, mail yoluyla ya da elden (FR-08 İtiraz ve Şikayet Formu) almaktadır. Web sitesi üzerinden yapılan şikayetlerde, şikayetin alındığı sistem üzerinden gözükmektedir. Şikayetin sonucu da gene web sitesi üzerinden, SMS ya da mail yoluyla kişiye iletilmektedir. Diğer metotlarda ise sonuç gene SMS ya da mail yoluyla kişiye iletilmektedir. Gerekli görülmesi durumunda ilave olarak telefon ile de geri dönüş yapılmaktadır.
- Sinerji MYM, alınan şikayetin geçerli kılınmasına yönelik tüm gerekli bilgileri toplamak ve doğrulamaktan sorumludur.
- Sinerji MYM mümkün olduğunda, şikayeti ele alma prosesinin bitişini(sonuçlandırma tarihini) şikayet eden tarafa web sitesi üzerinden, SMS ya da mail yoluyla bildirmektedir.
- Şikayetler web sitemizde yayınlanan İtiraz/Şikayet linki üzerinden elektronik olarak ya da İtiraz ve Şikayet Formunun doldurulması suretiyle Sinerji MYM’ye elden ulaştırılarak teslim edilir ya da mail yoluyla iletilir. Yapılan şikayetlerin Genel Müdür tarafından değerlendirilmesi ve sonucunun açıklanması şikayeti takiben 15(on beş) gün içinde yapılmaktadır.
- Sonuca gene itiraz edilmesi durumunda İtiraz ve Şikayet Komitesi 7(yedi) gün içerisinde toplanır. Konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en geç 15(on beş) gün içerisinde itiraz veya şikayetle ilgili ayrıntılı bir görüş sunar. Ancak Komite 15(on beş) gün içinde görüşünü oluşturamayacak ise gerekçesini Genel Müdüre bildirerek bu süreyi bir 15(on beş) gün kadar daha uzatabilir. Sunulan görüş doğrultusunda Genel Müdür, şikayeti karara bağlar ve şikayet sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir.
- Şikayetin ele alınması, gizliliğin korunması prensibine dayalı olarak şikayette bulunan kişinin kimliği ve şikayetin ne olduğu gibi konular gizlilik şartlarına göre gerçekleştirilir.